Avis de sortie

Pour les activités autres que les réunions régulières, sans ou avec seulement un coucher, un avis de sortie doit être transmis au chef de groupe ou à la personne désignée par le conseil de gestion (Si le chef de groupe participe à la sortie, le faire suivre à un autre membre du conseil de gestion qui e participe pas à la sortie.).  Cet avis est également acheminé au commissaire de branche.

Camps comptant plus d’un coucher :

• Un avis de camp doit être transmis le plus tôt possible au chef de groupe, au commissaire de branche (adresse courriel publiée à l’agenda de l’année) ainsi qu’au district. (district@scoutsdelestrie.com). Cet avis est normalement envoyé à tous les destinataires lorsque la réservation de l’endroit de camp est faite, ou au plus tard 4 semaines avant le camp.
• Un plan de camp (aussi appelé programme de camp) doit également être transmis aux mêmes personnes au moins 2 semaines avant le début du camp. Dans l’éventualité où ce délai ne pourrait être respecté, l’animateur responsable de l’unité doit communiquer avec son chef de groupe et en aviser le  commissaire de branche. Lors de la réception du programme de camp, le/la commissaire communique avec l’unité et le chef de groupe pour donner son approbation au camp ou pour transmettre des recommandations afin de rendre le programme conforme aux règles de l’Association. Si transmis par courriel, les plans sont archivés en fichiers électroniques pour faciliter la consultation en vue de partager la créativité de tous.
• Lorsque toutes les conditions sont respectées, un permis de camp sera accordé à l’unité par son chef de groupe (ou par le commissaire de branche pour les groupes n’ayant pas de chef de groupe).  Formulaire disponible >> ici <<.
• Les avis et plans de camps des Carrefours Aînés sont adressés au commissaire en titre.