Dans le but d’assurer un exercice démocratique et transparent, chaque groupe doit :

• tenir une Assemblée Générale Annuelle de ses membres (suite à un avis publié dans le délai prévu aux règlements généraux) et prévoir une liste de signatures des membres présents;
• Définir et mettre à jour ses règlements généraux qui précisent les rôles et responsabilités de ses animateurs, gestionnaires et représentants des parents;
• Produire un rapport annuel (d’activités et financier), le présenter à son AGA et le déposer au district ;
• Déposer le procès-verbal de son AGA au district;
• Aviser le district de la tenue de son AGA dans un délai de 3 semaines. Le Conseil d’administration du district désigne autant que possible un représentant à l’AGA des groupes;
• Produire la déclaration annuelle demandée par le ministère des institutions financières;

Le district peut rendre disponible des modèles de structure ou de règlements généraux à adapter selon la réalité des milieux.

Quelques conseils pour une assemblée générale efficace : Se préparer d’avance pour s’assurer de ne rien oublier :

• Convocation à tous les membres, partenaires et organismes qui gagnent à connaître les réalisations de votre groupe dans votre milieu ;
• Si possible, avoir identifié les remplaçants des gestionnaires sortants ;
• Réservation et préparation de la salle ;
• Déroulement de l’assemblée ;
• Accueil chaleureux et sympathique pour les parents et invités ;
• Répartition des tâches : que chaque gestionnaire ait quelque chose à faire
• Préparation des documents à remettre :
  • Ordre du jour,
  • Procès-verbal de la dernière assemblée générale,
  • Rapport des présidents, chef de groupe (responsable à l’animation) et trésorier,
  • Texte des propositions sur lesquelles les participants auront à voter, s’il y a lieu

Les rapports du président(e), du chef de groupe (responsable à l’animation) et du trésorier(ère) devraient être préparés soigneusement à l’avance et en collaboration afin qu’il n’y ait pas de recoupements. S’il y a des rapports d’animateurs, ces rapports devraient être préparés à l’avance pour révéler des faits importants et intéressants qui illustrent la qualité et la créativité de l’animation. C’est important de donner aux parents une image de gens organisés et efficaces qui veulent garder les jeunes dans le mouvement.

Rapport du président (e)

Se rapporte à la gestion et aux relations extérieures du groupe dans le passé mais aussi dans l’avenir.

• il souligne les efforts de financement et les résultats obtenus (sans entrer dans les détails)
• la participation des parents et le travail des gestionnaires
• les contacts avec le district et les autres organismes
• les occasions de visibilité pour le groupe
• S’il y en a, il parle des projets spéciaux pour l’année passée et l’année qui vient
• Il présente les nouvelles politiques du groupe et les décisions importantes de l’année du point de vue gestion
• Il peut souligner l’augmentation ou la diminution du membership et les efforts qui seront faits pour augmenter celui-ci

Rapport du chef de groupe (responsable à l’animation)

Se rapporte à l’animation et aux activités de groupe :

• parle de la vie de groupe et de l’esprit de ses membres
• de la formation reçue et à venir
• du recrutement des animateurs (ce qu’on a fait et ce qu’on se prépare à faire)
• des activités spéciales des unités (si pas de rapport des animateurs)
• des activités du groupe (Montée, fête de B.P., etc..)
• présente les nouveaux modes de fonctionnement (Métho, mixité, etc….)
• loue le travail des animateurs, remercie ceux qui partent et ceux qui arrivent
• parle des réunions du conseil d’animation

Rapport du trésorier

Se rapporte aux questions financières :

• présente les états financiers de la dernière année : états des revenus et dépenses et budget de la prochaine année
• parle des moyens de financement et de leurs résultats
• parle des projets d’achats spéciaux et de l’argent requis
• parle des projets spéciaux et du financement requis
• présente la proposition du montant de cotisation

Vous assurer d’avoir tout le monde nécessaire pour l’année qui commence (Quitte à demander à vos anciens d’assurer la transition du premier mois), par exemple d’avoir un responsable en place pour la vente des calendriers, le recensement et l’accueil des nouveaux.

[ Télécharger au format Word ]