Utilité du recensement

Il est important de recenser les membres actifs de votre groupe afin de valider le membership régional, calculer les frais de cotisation et bénéficier des services de l’Association nationale et du district. Pour assurer des communications efficaces, il est essentiel de fournir ces informations le plus tôt possible en début de saison et de les maintenir à jour tout au long de l’année.

Fonctionnement proposé pour le groupe

Nous vous proposons de confier la responsabilité du recensement à une ou des personnes fiables qui sauront respecter les délais. Ces personnes peuvent être la secrétaire du Groupe ou toute autre personne qui désire remplir ce mandat en vue d’alléger la tâche des animateurs.

Le responsable du recensement sera donc chargé de s’informer de la procédure d’enregistrement du SISC et d’obtenir toute l’information requise pour valider les enregistrements. Une soirée d’information est offerte par le district à ce sujet à chaque début d’année.

Elle devra s’entretenir avec les unités pour expliquer la marche à suivre et assurer le respect des délais. C’est une opération qui nécessite d’être bien planifiée.

Exemple de marche à suivre :

Certains groupes disposent déjà d’un formulaire d’inscription conforme. Le formulaire suivant (lien sur Modèle type d’inscription) demande toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de la base de données du SISC (Système d’Information des Scouts du Canada) pour le recensement. Il est essentiel d’obtenir des données complètes. Vous remettez cette feuille à chaque parent au début de l’année lors de la période d’inscription. Le parent remplit le formulaire et le remet aux animateurs avec son paiement lors de l’inscription de son enfant.

Le trésorier collige tous les formulaires avec les paiements. Il en fait une copie qu’il remet au responsable du recensement et une autre copie qu’il remet le plus tôt possible à chaque responsable d’unité concernée qui aura ainsi les fiches de chacun de ses jeunes.

Le responsable du recensement fait alors lui-même l’inscription dans le SISC, ce qui ne devrait pas lui prendre plus d’une soirée. Il n’est nécessaire d’entrer que les nouveaux membres, de faire les corrections d’adresse et de numéro de téléphone s’il y a lieu et de cocher les départs, au plus tard le 20 octobre. À cette date, le secrétariat produit la facture de cotisation des groupes à même les données du SISC et la fait parvenir aux groupes concernés.

Le paiement doit parvenir au district au plus tard le 15 novembre.

Inscriptions en cours d’année

Tout membre scout se doit d’être recensé à l’Association des Scouts du Canada au plus tard 48 heures après son arrivée dans le groupe. C’est pourquoi nous vous demandons, dans le cas où un jeune ou un adulte s’engage ou quitte en cours d’année, de porter cette information au SISC au fur et à mesure.

Utilité du recensement pour l’analyse des groupes scouts

Le SISC permet d’informer les gestionnaires des groupes, du district et du national sur le parcours des jeunes et des adultes bénévoles : l’âge, l’échéance des validations de la vérification au service de police (VAJ), la liste des formations suivies, des brevets, années de service, décorations reçues, etc. La recherche avancée révèle des statistiques de participation par sous-groupes, les zones de fragilités en rétention et autres informations utiles à l’analyse du membership, des compétences et des résultats. Il est donc important d’en faire une gestion serrée.