Le recrutement de bénévoles doit être fait dans le respect de la politique de recrutement des bénévoles de l’Association des scouts du Canada que l’on peut retrouver sur le site de l’ASC dans l’onglet Boîte à outils, Politiques et règlements.

Les personnes pouvant procéder à l’accueil et à l’encadrement des adultes bénévoles dans le mouvement :

• le chef de groupe
• le président du groupe (pour un gestionnaire)
• toute autre personne, nommée par le conseil de gestion du groupe détenant un Badge de bois.

Lors de l’approche auprès d’un futur animateur ou gestionnaire ou à tout le moins avant toute activité auprès des jeunes, il y aura remise des documents suivants :

• Feuillet décrivant les différents mandats reliés à la fonction pour laquelle on cherche à le recruter (site web ASC ou document de formation)
• Dépliant « Bienvenue dans l’association des scouts du Canada »

Le dépliant « Bienvenue dans l’Association des scouts du Canada » comprend :

• la loi scoute
• le code d’éthique
• des renseignements sur le scoutisme mondial
• une présentation des moyens du scoutisme
• un aperçu de l’organisation du scoutisme
• quelques mots sur la réglementation du scoutisme
• un texte sur la responsabilité de l’adulte dans le scoutisme
• une idée des moyens que le scoutisme met en œuvre pour soutenir l’adulte

Ce dépliant gratuit est disponible au secrétariat du district.

Idéalement avant toute activité auprès des jeunes, ou sinon très tôt dans l’année, le responsable de l’accueil doit rencontrer les nouveaux animateurs et les nouveaux gestionnaires, en rencontre individuelle ou en groupe.

Cette rencontre devrait comprendre :

• Discussion pour déterminer la motivation
• Révision du dépliant de l’ASC et de la mission
• Explication du mandat
• Présentation du rôle des principaux gestionnaires du groupe
• Aperçu ou remise des normes et politiques du groupe (si disponible)
• Mention de la nécessité de la formation
• Présentation et invitation à s’inscrire au module « Plan de formation personnel » qui est offert à chaque début d’année et dont les dates sont inscrites dans le calendrier remis au début de l’année scoute en août. Ce module donne toute l’information nécessaire sur la formation offerte par le district.
• Collecte des documents suivants dûment remplis et signés
  • Consentement à des vérifications par le service de police
  • Formulaire d’adhésion au mouvement scout

Le responsable de l’accueil envoie au district ces 2 formulaires au plus tard 1 mois après le début des activités. Ne pas oublier de conserver une copie du formulaire d’inscription pour vos dossiers. Pour la vérification des antécédents judiciaires, le service de police s’est engagé à traiter les demandes le plus tôt possible, dans un délai de 1 à 3 mois.

Nous recommandons une 2e rencontre pour évaluer le chemin parcouru, 2 ou 3 mois après l’arrivée. Durant cette rencontre, le responsable à l’accueil devrait couvrir les points suivants :

• Retour sur l’expérience vécue
• Retour sur la formation suivie
• Retour sur son implication et son intégration
• Réflexion sur son engagement
• Préparation à la promesse scoute ou à l’engagement d’animateur.

Cette rencontre peut favoriser le sentiment d’appartenance, sécuriser le nouveau bénévole et permettre ainsi une plus grande rétention de nos bénévoles.